El calendario del proyecto, en una tabla
| Cuándo | Qué pide la convocatoria | Dónde |
|---|---|---|
| Al inicio | La fecha de inicio todavía se puede mover al aceptar el resultado o antes de firmar el convenio. Quien quiera el anticipo del 40% debe presentar un aval. | art. 4, art. 13 |
| Durante todo el proyecto | Contabilidad separada del proyecto, o una codificación que distinga claramente todos los asientos. Obligaciones de publicidad de los fondos europeos. | art. 13 |
| Si algo cambia | Cada modificación se pide antes, con una memoria y el cuadro de costes reformulado. Sardegna Ricerche responde en 30 días. La modificación nunca aumenta la ayuda. | art. 12 |
| Dos meses antes del final | Último momento para pedir una prórroga, de 6 meses como máximo y por causas justificadas. Fecha límite para todos: 31 de marzo de 2029. | art. 4, art. 12 |
| En los 60 días siguientes al final | Solicitud de pago con la memoria técnica final, cuadros de gastos por actividad y work package, justificantes y transferencias subidos a SMEC, declaración DNSH. | art. 13 |
| Después del pago final | Toda la documentación debe conservarse durante cinco años. | art. 13 |
Los gastos se dividen en cuatro partidas: personal, instrumentos y equipos, servicios externos (como máximo el 40% de los costes subvencionables) y gastos generales a tanto alzado de hasta el 20% (art. 6). El detalle de lo que es subvencionable está en el Vademécum, el Anexo M.
Dónde se pierde tiempo, y qué puede hacer la IA
En un proyecto de investigación de una pequeña empresa, el problema rara vez es la investigación. Es todo lo que la rodea: facturas que encontrar, horas que imputar, notas técnicas dispersas que al final del proyecto tienen que convertirse en una memoria. Son cuatro tareas repetitivas en las que una automatización bien hecha devuelve horas al equipo.
- Justificantes siempre listos. Cada factura y cada transferencia que llega por email se reconoce, se renombra con el código del proyecto y de la partida de gasto y se archiva en la carpeta correcta. Al final del proyecto, la lista para SMEC ya está hecha: hay que revisarla, no reconstruirla.
- Horas del personal por work package. Un recordatorio semanal pide a cada persona sus horas; el sistema las suma por actividad y señala las desviaciones respecto al plan antes de que se conviertan en un problema en la verificación.
- El diario del proyecto que se convierte en memoria. Notas de voz o apuntes breves, recogidos cada semana, se transcriben y se resumen por work package. La memoria técnica final parte de meses de material ordenado, no de una página en blanco.
- Un calendario de plazos que avisa solo. La prórroga que hay que pedir dos meses antes del final, los 60 días para la justificación, los vencimientos de los avales: llegan como recordatorios a quien tiene que actuar, con tiempo para hacerlo.
Son flujos que construyo con n8n y Python, las mismas herramientas que uso cada día para una pipeline propia que genera y publica contenidos en varias plataformas. Cuando los documentos son confidenciales, el modelo de lenguaje puede funcionar en local, en un ordenador de la empresa, sin enviar datos a servicios externos.
La IA prepara, una persona verifica. Ningún sistema decide por sí solo si un gasto es subvencionable ni firma una solicitud de pago.
Consultores externos: qué dice la convocatoria
Los servicios de consultoría son costes subvencionables solo si se usan exclusivamente para el proyecto, y dentro del límite del 40%. Los proveedores previstos debían describirse ya en la solicitud. Si con el proyecto en marcha hace falta un consultor no previsto, la vía es la solicitud de modificación: previa, motivada, con el cuadro de costes rehecho. Conviene valorarla caso por caso con quien lleva vuestra justificación.
Las herramientas que sirven para gestionar mejor la empresa, como las descritas arriba, normalmente no son gastos del proyecto: son organización interna, y siguen siendo útiles después.
Una obligación que afecta a todos: la alfabetización en IA
Si en la empresa alguien usa herramientas de IA, el artículo 4 de la Ley de IA, reescrito por el Digital Omnibus desde el 27 de julio de 2026, pide adoptar medidas para apoyar la alfabetización de quien las usa. No es un examen ni una certificación obligatoria: hacen falta reglas de uso claras y un mínimo de formación documentada. Lo expliqué en detalle en este artículo.
Si el proyecto no ha sido aprobado
Un proyecto de innovación bien escrito no es trabajo perdido. Una parte, por ejemplo una primera intervención de digitalización o de automatización, puede encajar en instrumentos más pequeños y rápidos, como los bonos de las Cámaras de Comercio o las convocatorias regionales para la transición digital de las pymes. Conviene comprobar requisitos y plazos en las webs oficiales antes de reescribir el proyecto.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo hay que presentar la justificación final? En los 60 días siguientes a la fecha de finalización del proyecto, subiendo justificantes y transferencias a SMEC (art. 13).
¿Se puede pedir una prórroga? Sí, de hasta 6 meses y por causas justificadas, con una solicitud motivada al menos dos meses antes del final. En cualquier caso, los proyectos deben cerrarse antes del 31 de marzo de 2029.
¿Se puede añadir un consultor no previsto? Con una solicitud de modificación presentada antes, dentro del límite del 40% para los servicios externos. La modificación no aumenta la ayuda.
Este artículo resume las disposiciones de aplicación de la convocatoria para orientarse. Hacen fe el texto oficial, el Vademécum (Anexo M) y las indicaciones de Sardegna Ricerche.